Политика конфиденциальности
В настоящем Уведомлении о конфиденциальности вместе с нашими Условиями использования и Политикой защиты данных описывается, как Pro-Force Limited использует и защищает любую предоставленную нам информацию.
Pro-Force Limited является контролером и обработчиком данных в целях законодательства о защите данных. Соответствующие уполномоченные сотрудники будут иметь доступ к личной информации. Мы зарегистрированы в офисе Уполномоченного по информации, и наш регистрационный номер: Z9297919.
Мы просим вас поделиться с нами информацией, чтобы мы могли предоставить вам услуги по поиску работы и сопутствующие услуги. В этом уведомлении рассказывается, чего вы можете от нас ожидать и как мы будем защищать ваши права. Это применимо к информации, которую мы собираем о наших сотрудниках, работниках наших агентств и отдельных лицах, которые работают у наших клиентов и других компаний, с которыми мы ведем бизнес.
Если вы хотите реализовать какое-либо из своих прав на данные, свяжитесь с нашим отделом соблюдения требований по телефону 01227 733 880 или по адресу enquries@pro-force.co.uk.
Обработка информации
Pro-Force обрабатывает информацию о физических лицах, известную как «персональные данные», для ведения нашей деятельности как в сфере трудоустройства для целей временного найма, так и в качестве агентства по трудоустройству для целей постоянного найма.
По закону мы обязаны гарантировать, что кандидаты, которых мы размещаем на вакансии, подходят для занимаемых должностей и что эти должности подходят этим кандидатам. Мы обязаны заботиться об интересах наших сотрудников, работников агентств и клиентов, а для этого нам необходимо собирать и обрабатывать соответствующую информацию. Мы обрабатываем некоторую информацию, чтобы убедиться, что мы предоставляем услуги, которые относятся к людям законно и справедливо, предотвращают нарушения прав человека и постоянно совершенствуются.
Права на данные
Все физические лица имеют следующие права в отношении своих персональных данных:
Право на информацию. Вы имеете право на получение информации о том, какую информацию хранит Pro-Force, для чего мы ее используем, с кем мы ею делимся, как долго мы ее храним и на какой основе мы обрабатываем данные. Как компания по трудоустройству, мы имеем законный интерес в обработке персональных данных, чтобы гарантировать, что мы подбираем кандидатов с подходящими вакансиями/возможностями работы. Бывают также случаи, когда нам приходится обрабатывать личную информацию, поскольку этого требует закон. Для областей, выходящих за рамки вышеперечисленных, мы будем запрашивать согласие.
Право доступа. Если вы хотите просмотреть записи, которые мы храним для вас, направьте письменный запрос в наш отдел обеспечения соответствия.
Право на исправление. Если вы считаете, что мы храним неверную информацию, вы можете попросить нас исправить ее.
Право на удаление. Вы можете попросить нас удалить вашу информацию. Если у нас нет юридических требований хранить вашу информацию (например, HMRC требует от нас вести учет заработной платы в течение периодов времени, установленных законом), мы удалим ваши данные.
Право на ограничение обработки. Вместо того, чтобы просить об удалении данных, вы можете попросить нас прекратить их обработку. Например, вы можете попросить нас прекратить связываться с вами по поводу возможностей трудоустройства.
Право на переносимость данных. Если вы хотите перенести свои данные в другую организацию, обратитесь в наш отдел соответствия.
Право на возражение – вы имеете право возражать против обработки ваших данных на основании законных интересов, прямого маркетинга и обработки в статистических целях. Мы немедленно прекратим обработку вашей информации, если у нас не будет юридических оснований не делать этого.
Право не подвергаться автоматическому принятию решений. Pro-Force не использует автоматизированное принятие решений в наших процессах подбора персонала.
Информация, которую мы собираем, используем и храним
В каждом разделе ниже рассказывается, какую информацию мы собираем, как мы ее используем и как долго мы ее храним.
Штатные сотрудники
Наши сотрудники — это люди, которые работают непосредственно в Pro-Force.
Мы собираем персональные данные от вас для выполнения нашего договора с вами, соблюдения наших юридических обязательств и в тех случаях, когда в наших законных интересах как работодателя/поставщика рабочей силы нанимать новых работников для заполнения вакансий в нашем бизнесе.
В рамках нашего процесса найма, чтобы оценить вашу пригодность для трудоустройства, мы запросим следующую информацию:
Имя и контактные данные
Право на трудовой статус (включая копии удостоверения личности/паспорта/другой применимой документации)
Навыки, опыт, квалификация
Подробно о требованиях/возможностях работы
Требуются ли вам какие-либо разумные корректировки в процессе найма
Вопросы, относящиеся к вашей способности выполнять эту роль
После того как предложение о работе будет сделано и принято, мы также запросим следующую информацию:
Банковские реквизиты
Национальный номер страхования
Ваш ближайший родственник
Требуются ли вам какие-либо разумные изменения для выполнения этой роли?
Информация, которую мы запрашиваем, помогает нам оценить вашу пригодность для трудоустройства, дать нам возможность трудоустроить вас и выполнить с нами юридические или нормативные требования. Вы не обязаны предоставлять информацию, которую мы запрашиваем, но если вы этого не сделаете, это может повлиять на нашу способность трудоустроить вас.
Эта информация собирается, обрабатывается и сохраняется, поскольку работодатели имеют в этом «законный интерес» в соответствии с законом о защите данных.
Если вы успешно подаете заявление о приеме на работу у нас, мы храним предоставленную вами информацию либо в течение минимального периода, который мы обязаны хранить по закону, либо в соответствии с нашей Политикой защиты данных, либо до тех пор, пока вы дадите нам согласие на сохраните информацию.
Если вам не удастся подать заявку на прием на работу к нам, информация будет храниться в файле в течение одного года после окончания процесса набора на эту должность.
После того, как вы начнете работать с нами, ваши записи о сотрудниках будут включать другую соответствующую информацию, в том числе:
Записи тренировок
Записи об оценке и обзоре эффективности
Записи об отсутствии по болезни
Записи переписки (включая дисциплинарные протоколы и протоколы заседаний по рассмотрению жалоб, где это применимо)
Данные о вашем сотруднике будут храниться в течение всего срока вашей работы и в течение различных периодов в зависимости от записей, определенных в нашей Политике защиты данных, после окончания вашего трудоустройства.
Работники агентства
Агентские работники — это работники, которых мы поставляем для работы с компаниями-клиентами. Мы собираем от вас персональные данные, чтобы выполнить наш с вами договор, выполнить наши юридические обязательства и, если это соответствует нашим законным интересам, чтобы предоставить вам услуги по поиску работы и обеспечить наших клиентов рабочей силой.
Это включает в себя:
Имя и контактные данные
Право на трудовой статус (включая копии удостоверения личности/паспорта/другой применимой документации)
Навыки, опыт, квалификация
Подробно о требованиях/возможностях работы
Ближайшие родственники
Номер национального страхования и банковские реквизиты
Мы также можем запросить дополнительную информацию для подтверждения пригодности к работе, в том числе:
Справочные данные
Анкеты о состоянии здоровья, соответствующие типу работы
Непогашенная судимость
После предложения контракта мы также спросим, требуются ли какие-либо разумные корректировки для выполнения каких-либо ролей. Для некоторых должностей мы можем использовать оценку как часть процесса набора персонала (например, проверка грамотности, счета, понимания цвета или навыков), и эти результаты будут храниться в файле.
Информация, которую мы собираем, будет использоваться только в целях рассмотрения вашего заявления о приеме на работу или для выполнения юридических/нормативных обязательств (в зависимости от обстоятельств). Информация, которую мы запрашиваем, помогает нам оценить вашу пригодность к работе. Вы не обязаны предоставлять нам информацию, которую мы запрашиваем, но если вы этого не сделаете, это может повлиять на нашу способность предоставить вам работу.
Мы будем хранить информацию либо в течение минимального периода, который мы обязаны хранить по закону, либо, если это применимо, если вы дадите нам согласие на сохранение информации.
Внешние деловые контакты
Это означает, что отдельные сотрудники наших клиентов, поставщиков или любой другой вспомогательной организации, с которой мы работаем, выполняют законную деятельность бизнеса.
Мы собираем персональные данные для выполнения наших юридических обязательств и в тех случаях, когда это соответствует нашим законным интересам как работодателя/поставщика рабочей силы. Физические лица в компаниях, с которыми мы работаем, также имеют право на защиту своей личной информации. Мы будем передавать информацию только в тех случаях, когда это разрешено законом и имеет отношение к нашей законной деловой деятельности, например, указывая имя, должность и контактные данные при организации собеседования. Мы также можем делиться профессиональной информацией, которая уже находится в открытом доступе (например, страницы веб-сайта компании, профили LinkedIn и аналогичные средства массовой информации).
Информация, которую мы запрашиваем, будет использоваться только в связи с законной деятельностью нашего бизнеса.
Мы храним информацию либо в течение минимального периода, который мы обязаны хранить по закону, либо, если применимо, до тех пор, пока вы даете нам согласие на хранение информации, в зависимости от того, какой срок дольше.
Мы сохраним контактные данные отдельных лиц в организациях-клиентах, пока организация остается нынешней или потенциальной клиентской организацией.
Лица в организациях, с которыми мы работаем, имеют те же права, что и любое другое лицо (включая право быть забытым). Любой, кто желает реализовать свои права в соответствии с законодательством о защите данных, должен обратиться в наш отдел соблюдения требований.
Обмен информацией
Чтобы мы могли выполнить свои договорные и юридические обязательства, мы обязаны делиться информацией.
Клиентские организации. Чтобы наши клиентские организации могли рассматривать кандидатов на возможности в рамках своего бизнеса, нам необходимо делиться с ними информацией о кандидатах. У нас есть контракты с этими организациями, которые требуют, чтобы они считали информацию о кандидатах конфиденциальной, прежде чем мы передадим им информацию.
Информация, передаваемая кандидатам – для оказания наших услуг по подбору персонала и предоставлению рабочей силы нам необходимо предоставлять кандидатам контактную информацию клиентов.
Аудиторы и инспекторы — время от времени мы можем подвергаться аудиту со стороны третьих лиц, чтобы убедиться, что мы действуем как юридически соответствующий и этичный бизнес. К таким третьим лицам могут относиться:
Государственные регулятивные и правоприменительные проверки
Независимые аудиты социального соответствия
Аудит клиентов
Другое — если мы хотим поделиться вашими данными с кем-либо, не указанным в настоящем уведомлении о конфиденциальности, мы сделаем это только в том случае, если у нас есть законная причина для этого, и, при необходимости, запросим ваше конкретное согласие на это.
Для получения дополнительной информации о процедурах защиты данных Pro-Force ознакомьтесь с нашей Политикой защиты данных или свяжитесь с отделом соблюдения требований по телефону 01227 733 880 или по адресу enquiries@pro-force.co.uk.