Політика конфіденційності

Це Повідомлення про конфіденційність разом із нашими Умовами використання та Політикою захисту даних визначає, як Pro-Force Limited використовує та захищає будь-яку надану нам інформацію.

Pro-Force Limited є контролером даних і обробником даних для цілей законодавства про захист даних. Відповідні уповноважені співробітники матимуть доступ до особистої інформації. Ми зареєстровані в офісі інформаційного комісара, і наш реєстраційний номер: Z9297919

Ми просимо вас поділитися з нами інформацією, щоб ми могли надати вам пошук роботи та пов’язані послуги. Це повідомлення повідомляє вам, чого ви можете очікувати від нас і як ми захистимо ваші права. Це стосується інформації, яку ми збираємо про наших співробітників, співробітників наших агентств і осіб, які працюють у наших клієнтів та інших компаній, з якими ми співпрацюємо.

Якщо ви бажаєте скористатися будь-якими своїми правами на дані, зв’яжіться з нашим відділом відповідності за номером 01227 733 880 або на адресу enquiries@pro-force.co.uk

Обробка інформації

Pro-Force обробляє інформацію про осіб, відому як «персональні дані», щоб здійснювати свою діяльність як підприємство з працевлаштування для цілей послуг з тимчасового працевлаштування та як агентство з працевлаштування для цілей послуг з працевлаштування на постійну роботу.

Відповідно до закону, ми маємо зобов’язання гарантувати, що кандидати, яких ми розміщуємо на вакантних посадах, підходять для посад, і що ці посади підходять для цих кандидатів. Ми зобов’язані дбати про найкращі інтереси наших співробітників, співробітників агентства та клієнтів, і для цього нам потрібно збирати та обробляти відповідну інформацію. Ми обробляємо певну інформацію, щоб переконатися, що ми надаємо послуги, які ставляться до людей законно та чесно, запобігають порушенням прав людини та постійно вдосконалюються.

Права на дані

Усі особи мають наступні права щодо своїх персональних даних:

Право на інформацію. Ви маєте право на інформацію про те, якою інформацією володіє Pro-Force, для чого ми її використовуємо, кому ми нею ділимося, як довго ми її зберігаємо та на якій основі ми обробляємо дані. Як підприємство з працевлаштування ми маємо законний інтерес в обробці персональних даних, щоб забезпечити підбір кандидатів із відповідними вакансіями/можливостями роботи. Також іноді нам доводиться обробляти особисту інформацію, оскільки цього вимагає закон. Для територій, які не перераховані вище, ми будемо шукати згоди.
Право на доступ. Якщо ви хочете переглянути записи, які ми зберігаємо для вас, надішліть письмовий запит до нашого відділу відповідності.
Право на виправлення – якщо ви вважаєте, що ми зберігаємо невірну інформацію, ви можете попросити нас виправити її.
Право на видалення – ви можете попросити нас видалити вашу інформацію. Поки для нас немає законних вимог щодо збереження вашої інформації (наприклад, HMRC вимагає від нас зберігати записи про заробітну плату протягом визначених законом періодів), ми видалимо вашу інформацію.
Право обмежити обробку. Замість того, щоб вимагати видалення, ви можете попросити нас припинити обробку. Наприклад, ви можете попросити нас припинити зв’язуватися з вами щодо можливостей роботи.
Право на перенесення даних – якщо ви хочете передати свої дані в іншу організацію, зверніться до нашого відділу відповідності.
Право на заперечення – ви маєте право заперечити проти обробки ваших даних на підставі законних інтересів, прямого маркетингу та обробки для статистичних цілей. Ми негайно припинимо обробку вашої інформації, якщо не буде юридичної причини не робити цього.
Право не підлягати автоматичному прийняттю рішень – Pro-Force не використовує автоматизоване прийняття рішень у наших процесах найму.

Інформація, яку ми збираємо, використовуємо та зберігаємо

Якщо вашу заявку на працевлаштування в нас прийнято, ми зберігаємо надану вами інформацію протягом мінімального періоду, який зобов’язаний зберігати за законом, або як визначено в нашій Політиці захисту даних, або доки ви дасте нам згоду на це зберігати інформацію.

Члени персоналу

Наші співробітники — це особи, які безпосередньо працюють на Pro-Force і всередині нього.

Ми збираємо ваші персональні дані, щоб виконати наш контракт з вами, виконати наші юридичні зобов’язання та якщо в наших законних інтересах як роботодавця/постачальника робочої сили найняти нових працівників для заповнення вакансій у нашому бізнесі.

У рамках нашого процесу найму, щоб оцінити вашу придатність до роботи, ми попросимо надати таку інформацію:

Ім'я та контактні дані
Право на статус роботи (включаючи копії ідентифікаційного номера / паспорта / інших відповідних документів)
Навички, досвід, кваліфікація
Подробиці про вимоги до роботи / можливості
Чи потрібні вам будь-які розумні зміни в процесі найму
Питання, що стосуються вашої здатності виконувати роль

Коли пропозиція про роботу буде зроблена та прийнята, ми також попросимо надати таку інформацію:

Банківські реквізити
Номер соціального страхування
Ваш найближчий родич
Чи потрібні вам будь-які розумні коригування, щоб виконувати цю роль

Інформація, яку ми просимо, допомагає нам оцінити вашу придатність до працевлаштування, щоб ми могли вас працевлаштувати та виконати законодавчі та нормативні вимоги разом з нами. Ви не зобов’язані надавати інформацію, яку ми просимо, але це може вплинути на нашу здатність працевлаштувати вас, якщо ви цього не зробите.

Ця інформація збирається, обробляється та зберігається, оскільки роботодавці мають у цьому «законний інтерес» відповідно до законодавства про захист даних.

Якщо вашу заявку на працевлаштування в нас не буде прийнято, інформація буде зберігатися протягом одного року після завершення процесу найму на цю посаду.

Після того, як ви почнете працювати з нами, ваші записи про співробітника включатимуть іншу відповідну інформацію, зокрема:

Записи про навчання
Записи оцінювання та перевірки ефективності
Листи непрацездатності
Записи листування (включно з дисциплінарними записами та повідомленнями про скарги, якщо це необхідно)

Ваші записи про співробітника зберігатимуться протягом усього терміну вашої роботи та протягом різних періодів залежно від записів, як визначено в нашій Політиці захисту даних після закінчення вашої роботи.

Агентські працівники

Агентські працівники – це працівники, яких ми надаємо для роботи з нашими компаніями-клієнтами. Ми збираємо ваші персональні дані для виконання нашого контракту з вами, для дотримання наших юридичних зобов’язань і, якщо це відповідає нашим законним інтересам, щоб надавати вам послуги з пошуку роботи та забезпечувати наших клієнтів робочою силою.

Це включає:

Ім'я та контактні дані
Право на статус роботи (включаючи копії ідентифікаційного номера / паспорта / інших відповідних документів)
Навички, досвід, кваліфікація
Подробиці про вимоги до роботи / можливості
Найближчий родич
Номер державного страхування та банківські реквізити

Ми також можемо запитати додаткову інформацію для підтвердження придатності до роботи, зокрема:

Довідкова інформація
Опитувальники здоров'я відповідно до виду роботи
Непогашені судимості

Після того, як буде запропоновано контракт, ми також запитаємо, чи потрібні будь-які розумні коригування для виконання будь-яких ролей. Для деяких посад ми можемо використовувати оцінювання як частину процесу найму, як-от перевірка грамотності, рахування, розуміння кольорів або навичок), і ці результати зберігатимуться у файлі.

Інформація, яку ми збираємо, буде використовуватися лише для цілей розгляду вашої заявки на роботу або для виконання юридичних/нормативних зобов’язань (залежно від обставин). Інформація, яку ми просимо, допомагає нам оцінити вашу придатність до роботи. Ви не зобов’язані надавати нам інформацію, яку ми просимо, але це може вплинути на нашу здатність надати вам роботу, якщо ви цього не зробите.

Ми зберігатимемо інформацію протягом мінімального періоду, який ми зобов’язуємо зберігати за законом, або, якщо це можливо, якщо ви дасте нам згоду зберігати інформацію.

Зовнішні ділові контакти

Це означає окремих співробітників наших клієнтів, постачальників або будь-якої іншої допоміжної організації, з якою ми працюємо для виконання законної діяльності бізнесу.

Ми збираємо персональні дані, щоб виконувати наші юридичні зобов’язання та якщо це відповідає нашим законним інтересам як роботодавця/постачальника робочої сили. Особи в компаніях, з якими ми співпрацюємо, також мають право на захист своєї особистої інформації. Ми будемо ділитися інформацією лише там, де це дозволено законом і стосується нашої законної ділової діяльності, як-от надання імені, посади та контактних даних під час організації співбесіди. Ми також можемо ділитися професійною інформацією, яка вже є загальнодоступною (наприклад, сторінками веб-сайту компанії, профілями LinkedIn тощо).

Інформація, яку ми просимо, буде використана лише у зв’язку із законною діяльністю нашого бізнесу.

Ми зберігаємо інформацію протягом мінімального періоду, який ми зобов’язуємо зберігати за законом, або, у відповідних випадках, доки ви дасте нам згоду зберігати інформацію, залежно від того, що довше.

Ми збережемо контактні дані для осіб в клієнтських організаціях, доки організація залишається поточною або потенційною клієнтською організацією.

Особи в організаціях, з якими ми працюємо, мають такі ж права, як і будь-яка інша особа (включно з правом бути забутим). Будь-хто, хто бажає скористатися своїми правами відповідно до законодавства про захист даних, повинен звернутися до нашого відділу відповідності.

Обмін інформацією

Щоб ми могли виконувати наші договірні та юридичні зобов’язання, ми зобов’язані ділитися інформацією.

Організації-клієнти. Для того, щоб наші організації-клієнти могли розглядати кандидатів для можливостей у своєму бізнесі, ми повинні ділитися з ними інформацією про кандидатів. У нас є контракти з цими організаціями, які вимагають від них розглядати інформацію про кандидатів як конфіденційну, перш ніж ми надамо їм інформацію.

Інформація, яка надається кандидатам – щоб надавати наші послуги з підбору персоналу та надання робочої сили, нам потрібно надавати контактну інформацію клієнта кандидатам.

Аудитори та інспектори – час від часу нас можуть перевіряти треті сторони, щоб переконатися, що ми працюємо як юридично відповідна та етична компанія. Ці треті сторони можуть включати:

Державний регуляторний та правозастосовчий аудит
Незалежні соціальні аудити відповідності
Аудити клієнтів
Інше – якщо ми хочемо поділитися вашими даними з будь-ким, про кого не йдеться в цьому повідомленні про конфіденційність, ми зробимо це, лише якщо у нас є законні підстави для цього, і, якщо потрібно, запитаємо вашу згоду на це.

Щоб отримати додаткову інформацію про процедури захисту даних Pro-Force, зверніться до нашої Політики захисту даних або зв’яжіться з відділом відповідності за номером 01227 733 880 або за адресою enquiries@pro-force.co.uk